Lời khuyên cần thiết: Làm thế nào tôi có thể tạo ra một văn hóa phòng họp tích cực?
Cam kết đối thoại cởi mở và bằng mọi giá, tránh được cái chết của PowerPoint bằng PowerPoint.
Lời khuyên cần thiết: Làm thế nào tôi có thể tạo ra một văn hóa phòng họp tích cực?
[Minh họa: paitoonpati / iStock]
TÁC GIẢ STEPHANIE MEHTA4 PHÚT ĐỌC
Lưu ý của biên tập viên: Mỗi tuần, Maynard Webb, cựu CEO của LiveOps và COO cũ của eBay, sẽ đưa ra những lời khuyên thẳng thắn, thực tế và đôi khi đáng ngạc nhiên cho các doanh nhân và nhà sáng lập. Để gửi câu hỏi, hãy viết thư cho Webb tại dearfounder@fastcompany.com.
Q. Chúng tôi hiện đang hoàn thành vòng giá đầu tiên của mình (vòng vốn chủ sở hữu với định giá tiền trước theo thỏa thuận) và sẽ có một hội đồng nhỏ nhưng chính thức. Tôi là người sáng lập lần đầu và thành viên hội đồng quản trị mới của tôi rất có kinh nghiệm. Bạn có lời khuyên nào cho việc thiết lập văn hóa hội đồng quản trị hiệu quả và tích cực ngay từ đầu không, và đặc biệt là những lời khuyên cho một vài cuộc họp hội đồng đầu tiên?
-Founder và CEO của một công ty giai đoạn hạt giống trong không gian bảo hiểm
Kính gửi người sáng lập,
Tất cả điều này bắt đầu với ý định tốt. Tin tốt là, dựa trên cách bạn cấu trúc câu hỏi của bạn, tôi tin rằng bạn có ý định tốt nhất. Bây giờ, chúng tôi phải đảm bảo rằng thành viên hội đồng quản trị mới của bạn cũng hiểu điều đó. Điều đó có nghĩa là đảm bảo rằng các thành viên hội đồng quản trị biết bạn hoan nghênh sự tương tác và giúp đỡ của họ, đồng thời hiểu trách nhiệm của bạn là thực sự điều hành công việc hàng ngày.
Cho rằng bạn có một thành viên hội đồng rất có kinh nghiệm, bạn có thể hỏi họ những gì họ thấy là kinh nghiệm hội đồng quản trị hài lòng nhất của họ và tại sao. Nhưng được cảnh báo trước điều này đi kèm với một số rủi ro. Tùy thuộc vào thành viên hội đồng quản trị, điều này có thể gây phản tác dụng và người đó có thể sẽ quy định cách bạn điều hành hội đồng quản trị.
Để chống lại điều đó, thật hợp lý khi bạn chuẩn bị một danh sách về cách bạn sẽ đề xuất các tương tác bảng. Ví dụ: bạn cam kết có:
đối thoại cởi mở và minh bạch
cập nhật thường xuyên bên ngoài các cuộc họp hội đồng quản trị
các cuộc họp trực tiếp định kỳ
không ngạc nhiên
thảo luận về khi nào nên mở rộng bảng
Tôi sẽ đặt kỳ vọng rằng các bài thuyết trình nên được đọc trước và bạn mong đợi nhiều cuộc thảo luận về các chủ đề hơn là chỉ chết vì PowerPoint. Đồng ý nhận tài liệu cho các thành viên hội đồng quản trị một vài ngày trước cuộc họp và sau đó sống theo nó.
Điều quan trọng là chỉ ra rằng các thành viên hội đồng quản trị làm quen với bạn và trải nghiệm các kỹ năng lãnh đạo của bạn được thể hiện qua các cuộc họp hội đồng quản trị, do đó họ có thể (đúng hoặc sai) ngoại suy cách bạn thực hiện trong các lĩnh vực khác của công ty dựa trên cách bạn thực hiện trong phòng hội đồng.
Do đó, thể hiện sự lãnh đạo hiệu quả trong các cuộc họp này là rất quan trọng. Một cuộc họp thành công bắt đầu với sự liên kết giữa các thành viên hội đồng quản trị và bạn. Ban đầu, lý tưởng là các cuộc họp này có thể giống như một cuộc gặp gỡ sâu sắc với một chút thời gian khắc phục các thủ tục pháp lý (phê duyệt chứng khoán, biên bản và các thủ tục khác cần được thảo luận). Các cuộc họp này sẽ diễn ra suôn sẻ hơn nếu bạn có thỏa thuận trước với hội đồng quản trị về tần suất và thời lượng của các cuộc họp, chương trình nghị sự và sự tham gia của ban quản lý.
Khi công ty của bạn trở nên lớn hơn, các cuộc họp này trở nên trang trọng hơn và cần có sự điều chỉnh. Như một lưu ý phụ, bạn càng có thể ở lại lâu và thân mật với hội đồng quản trị của mình thì càng tốt, nhưng điều này là không thể mãi mãi. Khi bạn trải qua vòng này sau vòng tài chính, bạn thường thêm một thành viên hội đồng quản trị ở mỗi vòng và thay đổi toàn bộ bảng năng động.
Khi bạn là một công ty đại chúng lớn, bạn sẽ có rất nhiều hoạt động tuân thủ quy định và tuân thủ, và bạn sẽ cần các ủy ban đặc biệt (như kiểm toán, bồi thường, đề cử và quản trị để nêu tên một số), ngoài các chủ đề của hội đồng chung . Các cuộc họp hội đồng và ủy ban tại các công ty lớn thường là hai sự kiện cả ngày (hoặc dài hơn) và bao gồm cả một bữa tối. Chủ đề và chủ đề cho các cuộc họp hội đồng quản trị thường được nướng trước. Ví dụ, có thể xác định rằng chiến lược sẽ được đề cập trong cuộc họp hội đồng tháng 7 và ngân sách năm tới sẽ được phê duyệt trong cuộc họp hội đồng tháng một. Các cuộc họp và ngày được lên kế hoạch ít nhất một năm, nếu không lâu hơn, vì nó đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều thành viên hội đồng quản trị và cố vấn rất bận rộn.
(Nếu bạn đang bối rối, bây giờ là lúc hít một hơi thật sâu, thì tin tốt là bạn đang ở cách xa thiết lập đó, nhưng tôi muốn bạn hiểu rằng nếu bạn công khai, đó là nơi bạn đang hướng tới .)
Trong khi đó, điều quan trọng cần lưu ý là bảng của bạn sẽ phát triển và nó sẽ luôn yêu cầu quản lý tích cực. Một vài quy tắc đơn giản để làm mọi thứ dễ dàng hơn cho mọi người:
Thiết lập các cuộc họp tốt trước.
Hãy chắc chắn rằng các thành viên hội đồng quản trị biết liệu có được tham dự qua điện thoại hay không (tôi vừa trải qua một cuộc họp hội đồng quản trị mà CEO đã đổi sang điện thoại vào phút cuối, và một trong những thành viên hội đồng quản trị đã cắt ngắn chuyến đi châu Âu để trực tiếp quay lại ).
Gửi một chương trình nghị sự được đề xuất trước một hoặc hai tuần và thu hút đầu vào cho bất kỳ chủ đề nào mà hội đồng quản trị muốn đề cập.
Hãy chắc chắn rằng tất cả các tài liệu được đưa ra trước (ít nhất hai ngày trước cuộc họp). Thành viên hội đồng quản trị thường bận rộn, nhưng muốn làm một công việc tốt. Khi bạn không cho họ thời gian để làm tốt công việc của mình, họ sẽ trở nên cáu kỉnh.
Dành thời gian cho một phiên điều hành với hội đồng quản trị đầy đủ, và chỉ với các thành viên hội đồng bên ngoài.
Tiết kiệm thời gian vào cuối cuộc họp hội đồng quản trị cho các thành viên hội đồng để cung cấp cho bạn thông tin phản hồi.
Mối quan hệ bạn có với thành viên hội đồng quản trị của bạn giống như bất kỳ mối quan hệ nào, nó nên được xây dựng dựa trên sự cân nhắc và tôn trọng và điều đó không bao giờ nên bị lãng phí.
Lời khuyên cần thiết: Làm thế nào tôi có thể tạo ra một văn hóa phòng họp tích cực?
[Minh họa: paitoonpati / iStock]
TÁC GIẢ STEPHANIE MEHTA4 PHÚT ĐỌC
Lưu ý của biên tập viên: Mỗi tuần, Maynard Webb, cựu CEO của LiveOps và COO cũ của eBay, sẽ đưa ra những lời khuyên thẳng thắn, thực tế và đôi khi đáng ngạc nhiên cho các doanh nhân và nhà sáng lập. Để gửi câu hỏi, hãy viết thư cho Webb tại dearfounder@fastcompany.com.
Q. Chúng tôi hiện đang hoàn thành vòng giá đầu tiên của mình (vòng vốn chủ sở hữu với định giá tiền trước theo thỏa thuận) và sẽ có một hội đồng nhỏ nhưng chính thức. Tôi là người sáng lập lần đầu và thành viên hội đồng quản trị mới của tôi rất có kinh nghiệm. Bạn có lời khuyên nào cho việc thiết lập văn hóa hội đồng quản trị hiệu quả và tích cực ngay từ đầu không, và đặc biệt là những lời khuyên cho một vài cuộc họp hội đồng đầu tiên?
-Founder và CEO của một công ty giai đoạn hạt giống trong không gian bảo hiểm
Kính gửi người sáng lập,
Tất cả điều này bắt đầu với ý định tốt. Tin tốt là, dựa trên cách bạn cấu trúc câu hỏi của bạn, tôi tin rằng bạn có ý định tốt nhất. Bây giờ, chúng tôi phải đảm bảo rằng thành viên hội đồng quản trị mới của bạn cũng hiểu điều đó. Điều đó có nghĩa là đảm bảo rằng các thành viên hội đồng quản trị biết bạn hoan nghênh sự tương tác và giúp đỡ của họ, đồng thời hiểu trách nhiệm của bạn là thực sự điều hành công việc hàng ngày.
Cho rằng bạn có một thành viên hội đồng rất có kinh nghiệm, bạn có thể hỏi họ những gì họ thấy là kinh nghiệm hội đồng quản trị hài lòng nhất của họ và tại sao. Nhưng được cảnh báo trước điều này đi kèm với một số rủi ro. Tùy thuộc vào thành viên hội đồng quản trị, điều này có thể gây phản tác dụng và người đó có thể sẽ quy định cách bạn điều hành hội đồng quản trị.
Để chống lại điều đó, thật hợp lý khi bạn chuẩn bị một danh sách về cách bạn sẽ đề xuất các tương tác bảng. Ví dụ: bạn cam kết có:
đối thoại cởi mở và minh bạch
cập nhật thường xuyên bên ngoài các cuộc họp hội đồng quản trị
các cuộc họp trực tiếp định kỳ
không ngạc nhiên
thảo luận về khi nào nên mở rộng bảng
Tôi sẽ đặt kỳ vọng rằng các bài thuyết trình nên được đọc trước và bạn mong đợi nhiều cuộc thảo luận về các chủ đề hơn là chỉ chết vì PowerPoint. Đồng ý nhận tài liệu cho các thành viên hội đồng quản trị một vài ngày trước cuộc họp và sau đó sống theo nó.
Điều quan trọng là chỉ ra rằng các thành viên hội đồng quản trị làm quen với bạn và trải nghiệm các kỹ năng lãnh đạo của bạn được thể hiện qua các cuộc họp hội đồng quản trị, do đó họ có thể (đúng hoặc sai) ngoại suy cách bạn thực hiện trong các lĩnh vực khác của công ty dựa trên cách bạn thực hiện trong phòng hội đồng.
Do đó, thể hiện sự lãnh đạo hiệu quả trong các cuộc họp này là rất quan trọng. Một cuộc họp thành công bắt đầu với sự liên kết giữa các thành viên hội đồng quản trị và bạn. Ban đầu, lý tưởng là các cuộc họp này có thể giống như một cuộc gặp gỡ sâu sắc với một chút thời gian khắc phục các thủ tục pháp lý (phê duyệt chứng khoán, biên bản và các thủ tục khác cần được thảo luận). Các cuộc họp này sẽ diễn ra suôn sẻ hơn nếu bạn có thỏa thuận trước với hội đồng quản trị về tần suất và thời lượng của các cuộc họp, chương trình nghị sự và sự tham gia của ban quản lý.
Khi công ty của bạn trở nên lớn hơn, các cuộc họp này trở nên trang trọng hơn và cần có sự điều chỉnh. Như một lưu ý phụ, bạn càng có thể ở lại lâu và thân mật với hội đồng quản trị của mình thì càng tốt, nhưng điều này là không thể mãi mãi. Khi bạn trải qua vòng này sau vòng tài chính, bạn thường thêm một thành viên hội đồng quản trị ở mỗi vòng và thay đổi toàn bộ bảng năng động.
Khi bạn là một công ty đại chúng lớn, bạn sẽ có rất nhiều hoạt động tuân thủ quy định và tuân thủ, và bạn sẽ cần các ủy ban đặc biệt (như kiểm toán, bồi thường, đề cử và quản trị để nêu tên một số), ngoài các chủ đề của hội đồng chung . Các cuộc họp hội đồng và ủy ban tại các công ty lớn thường là hai sự kiện cả ngày (hoặc dài hơn) và bao gồm cả một bữa tối. Chủ đề và chủ đề cho các cuộc họp hội đồng quản trị thường được nướng trước. Ví dụ, có thể xác định rằng chiến lược sẽ được đề cập trong cuộc họp hội đồng tháng 7 và ngân sách năm tới sẽ được phê duyệt trong cuộc họp hội đồng tháng một. Các cuộc họp và ngày được lên kế hoạch ít nhất một năm, nếu không lâu hơn, vì nó đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều thành viên hội đồng quản trị và cố vấn rất bận rộn.
(Nếu bạn đang bối rối, bây giờ là lúc hít một hơi thật sâu, thì tin tốt là bạn đang ở cách xa thiết lập đó, nhưng tôi muốn bạn hiểu rằng nếu bạn công khai, đó là nơi bạn đang hướng tới .)
Trong khi đó, điều quan trọng cần lưu ý là bảng của bạn sẽ phát triển và nó sẽ luôn yêu cầu quản lý tích cực. Một vài quy tắc đơn giản để làm mọi thứ dễ dàng hơn cho mọi người:
Thiết lập các cuộc họp tốt trước.
Hãy chắc chắn rằng các thành viên hội đồng quản trị biết liệu có được tham dự qua điện thoại hay không (tôi vừa trải qua một cuộc họp hội đồng quản trị mà CEO đã đổi sang điện thoại vào phút cuối, và một trong những thành viên hội đồng quản trị đã cắt ngắn chuyến đi châu Âu để trực tiếp quay lại ).
Gửi một chương trình nghị sự được đề xuất trước một hoặc hai tuần và thu hút đầu vào cho bất kỳ chủ đề nào mà hội đồng quản trị muốn đề cập.
Hãy chắc chắn rằng tất cả các tài liệu được đưa ra trước (ít nhất hai ngày trước cuộc họp). Thành viên hội đồng quản trị thường bận rộn, nhưng muốn làm một công việc tốt. Khi bạn không cho họ thời gian để làm tốt công việc của mình, họ sẽ trở nên cáu kỉnh.
Dành thời gian cho một phiên điều hành với hội đồng quản trị đầy đủ, và chỉ với các thành viên hội đồng bên ngoài.
Tiết kiệm thời gian vào cuối cuộc họp hội đồng quản trị cho các thành viên hội đồng để cung cấp cho bạn thông tin phản hồi.
Mối quan hệ bạn có với thành viên hội đồng quản trị của bạn giống như bất kỳ mối quan hệ nào, nó nên được xây dựng dựa trên sự cân nhắc và tôn trọng và điều đó không bao giờ nên bị lãng phí.
Nhận xét
Đăng nhận xét